Dinamika Organisasi

1. Dinamika Organisasi

Jika dilihat dari asal katanya, dinamika memiliki arti tenaga/kekuatan yang selalu bergerak, berkembang dan dapat menyesuaikan diri secara memadai terhadap setiap keadaan keadaan. Sedangkan organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang merupakan kesatuan sosial yang mengadakan interaksi yang intensif dan mempunyai tujuan bersama.

Dengan demikian dinamika organisasi merupakan sebuah konsep yang menggambarkan proses kelompok yang selalu bergerak, berkembang dan dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang selalu berubah-ubah. Selain itu dinamika organisasi dapat juga diartikan sebagai suatu kelompok yang terdiri dari dua atau lebih individu, memiliki hubungan psikologi secara jelas antara anggota satu dengan yang lain yang dapat berlangsung dalam situasi yang dialami secara bersama.

I. DINAMIKA KONFLIK

Konflik berasal dari kata kerja Latin configere yang berarti saling memukul. Secara sosiologis, konflik diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) dimana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya.

Konflik dilatarbelakangi oleh perbedaan ciri-ciri yang dibawa individu dalam suatu interaksi. perbedaan-perbedaan tersebut diantaranya adalah menyangkut ciri fisik, kepandaian, pengetahuan, adat istiadat, keyakinan, dan lain sebagainya. Dengan di bawa sertanya ciri-ciri individual dalam interaksi sosial, konflik merupakan situasi yang wajar dalam setiap masyarakat dan tidak satu masyarakat pun yang tidak pernah mengalami konflik antar anggotanya atau dengan kelompok masyarakat lainnya, konflik hanya akan hilang bersamaan dengan hilangnya masyarakat itu sendiri.

II. JENIS-JENIS KONFLIK

Ada lima jenis konflik yaitu:

1.      Konflik Intrapersonal

Adalah konflik seseorang dengan dirinya sendiri. Konflik terjadi bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus.

1.      Konflik Interpersonal

Adalah pertentangan antar seseorang dengan orang lain karena pertentangan kepentingan atau keinginan. Hal ini sering terjadi antara dua orang yang berbeda status, jabatan, bidang kerja dan lain-lain. Konflik interpersonal ini merupakan suatu dinamika yang amat penting dalam perilaku organisasi

1.      Konflik antar individu-individu dan kelompok-kelompok

Hal ini seringkali berhubungan dengan cara individu menghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai konformitas, yang ditekankan kepada mereka oleh kelompok kerja mereka.

1.      Konflik antara kelompok dalam organisasi yang sama

Konflik ini merupakan tipe konflik yang banyak terjadi di dalam organisasiorganisasi. Konflik antar lini dan staf, pekerja dan pekerja – manajemen merupakan dua macam bidang konflik antar kelompok.

1.      Konflik antara organisasi

Contoh seperti di bidang ekonomi dimana Amerika Serikat dan negara-negara lain dianggap sebagai bentuk konflik, dan konflik ini biasanya disebut dengan persaingan. Konflik ini berdasarkan pengalaman ternyata telah menyebabkan timbulnya pengembangan produk-produk baru, teknologi baru dan servis baru, harga lebih rendah dan pemanfaatan sumber daya secara lebih efisien.

III. SUMBER-SUMBER KONFLIK

Sumber konflik dalam organisasi dapat ditelusuri melalui :

1.      Konflik dalam diri individu (Intrapersonal conflict), Terdiri dari 2 sumber konflik:

·         Konflik ini bisa berasal dari dalam diri. Menurut Luthan (2002 : 400), penyebab dari dalam bisa bersumber dari sifat-sifat atau ciri-ciri kepribadian dari orang yang bersangkutan. Selain itu, penyebab konflik dalam diri adalah apa yang disebut goal conflict. Hal ini terjadi karena seseorang diperhadapkan pada dua tujuan atau karena harus membuat keputusan untuk memilih alternative yang terbaik.

·         Konflik yang bersumber dari luar. Misalnya, tuntutan lingkungan kerja yang baru, kehilangan kebebasan pribadi, erosi kontak wajah, terus-menerus dipaksa mempelajari keterampilan kerja baru karena tuntutan pekerjaan, dan terlewatkan dalam promosi jabatan.

1.      Konflik antar individu (Interpersonal conflict)

Konflik ini dapat terjadi karena perbedaan latar belakang individu (perbedaan pendidikan, keahlian, keterampilan, pengalaman kerja, dan nilai hidup), kemudian karena perbedaan latar belakang sosial (perbedaan budaya, agama, dan sebagainya), serta perbedaan ciri-ciri pribadi (lemah lembut, kasar, tegas, plin-plan, agresif, dan sebagainya

1.      Konflik antar kelompok (Intergroup Conflict)

Dalam organisasi, terdapat beberapa factor yang menyebabkan konflik.

·         Perbedaan dalam tujuan dan prioritas. Setiap sub unit dalam organisasi memiliki tujuan dan prioritas khusus. Misalnya, dalam hubungan kerja, bagian pemasaran ingin agar produknya cepat laku. Kalau perlu dijual murah dan dengan cara kredit. Sebaliknya, bagian keuangan menghendaki pembayaran harus tunai agar posisi kekuangan perusahaan tetap stabil.

·         Saling ketergantungan tugas (task interdependence). Ada yang disebut ketergantungan berurutan (sequential interdependence), dimana output dari suatu unit merupakan input dari unit lain. Misalnya, untuk merespon suatu surat permohonan, kepala bagian masih harus menunggu disposisi dari atasannya. Ada juga yang disebut ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), seperti hubungan antara dokter, rumah sakit dan laboratorium.

·         Konflik yang disebabkan oleh pembagian sumber daya (resource interdependence). Antarunit kerja bersaing karena untuk mendapatkan sumber daya yang lebih (personil, dana, material, peralatan, ruangan, fasilitas computer dan lainnya).

·         Perbedaan kekuasaan dan status. Biasanya terjadi karena suatu departemen merasa lebih penting atau memiliki rasa over value ketimbang departemen lainnya. Departemen yang lainnya pasti akan merasa dilecehkan.

·         Faktor birokratik (lini-staf), dimana pegawai lini memiliki wewenang dalam proses pengambilan keputusan sementara staf lebih pada memberikan rekomendasi atau saran. Sering pegawai lini merasa lebih penting, sementara staf merasa lebih ahli. Ujung-ujungnya konflik.

·         Sistem komunikasi dan informasi yang terganggu. Kadang, terjadi misunderstanding di kalangan pelaku organisasi karena informasi yang diterima kurang jelas atau bertentangan dengan tujuan yang sebenarnya.

1.      Konflik antara individu dan kelompok..

Konflik di sini biasanya dipicu oleh beberapa hal, seperti : anggota kelompok yang tidak dapat memenuhi harapan dan standar kerja, individu yang melanggar norma yang disepakati, serta individu yang melecehkan atau mempermalukan kelompok.

Ray Pneuman (dalam Stevanin, 2000 : 134) mengidentifikasi sumber-sumber konflik antara individu dan kelompok di dalam organisasi. Menurutnya, konflik dapat berlaku jika ada perbedaan nilai dan keyakinan dari anggota organisasi, tidak jelasnya struktur organisasi, tidak cermatnya peran dan tanggung jawab pimpinan, berkembangnya struktur organisasi ke arah yang lebih besar dan luas, tidak berpadunya gaya kepemimpinan yang dipraktekkan oleh manajer dengan para karyawan, pimpinan baru yang terlalu cepat diangkat, komunikasi yang kurang lancar, pertentangan yang tidak terantisipasi oleh pimpinan, para karyawan yang tidak mau menunjang dan berpartisipasi atau pimpinan baru yang masih mengikuti pola lama dari pimpinan yang digantikannya yang tidak disukai karyawan.

IV. STRATEGI PENYELESAIAN KONFLIK

Untuk menangani konflik dengan efektif, kita harus mengetahui kemampuan diri

sendiri dan juga pihak-pihak yang mempunyai konflik. Ada beberapa cara untuk

menangani konflik antara lain :

1.      Introspeksi diri

Bagaimana kita biasanya menghadapi konflik ? Gaya pa yang biasanya digunakan? Apa saja yang menjadi dasar dan persepsi kita. Hal ini penting untuk dilakukan sehingga kita dapat mengukur kekuatan kita.

1.      Mengevaluasi pihak-pihak yang terlibat.

Sangat penting bagi kita untuk mengetahui pihak-pihak yang terlibat. Kita dapat mengidentifikasi kepentingan apa saja yang mereka miliki, bagaimana nilai dan sikap mereka atas konflik tersebut dan apa perasaan mereka atas terjadinya konflik. Kesempatan kita untuk sukses dalam menangani konflik semakin besar jika kita melihat konflik yang terjadi dari semua sudut pandang.

1.      Identifikasi sumber konflik

Konflik tidak muncul begitu saja. Sumber konflik sebaiknya dapat teridentifikasi sehingga sasaran penanganannya lebih terarah kepada sebab konflik.

1.      Mengetahui pilihan penyelesaian atau penanganan konflik yang ada dan memilih yang tepat.

Spiegel (1994) menjelaskan ada lima tindakan yang dapat kita lakukan dalam penanganan konflik:

1.      Berkompetisi

Tindakan ini dilakukan jika kita mencoba memaksakan kepentingan sendiri diatas kepentingan pihak lain. Pilihan tindakan ini bisa sukses dilakukan jika situasi saat itu membutuhkan keputusan yang cepat, kepentingan salah satu pihak lebih utama dan pilihan kita sangat vital. Hanya perlu diperhatikan situasi menang – kalah (win-win solution) akan terjadi disini.

1.      Menghindari konflik

Tindakan ini dilakukan jika salah satu pihak menghindari dari situsasi tersebut secara fisik ataupun psikologis. Sifat tindakan ini hanyalah menunda konflik yang terjadi. Situasi menag kalah terjadi lagi disini. Menghindari konflik bisa dilakukan jika masing-masing pihak mencoba untuk mendinginkan suasana, mebekukan konflik untuk sementara. Dampak kurang baik bisa terjadi jika pada saat yang kurang tepat konflik meletus kembali, ditambah lagi jika salah satu pihak menjadi stres karena merasa masih memiliki hutang menyelesaikan persoalan tersebut.

1.      Akomodasi

Yaitu jika kita mengalah dan mengorbankan beberapa kepentingan sendiri agar pihak lain mendapat keuntungan dari situasi konflik itu. Disebut juga sebagai self sacrifying behaviour. Hal ini dilakukan jika kita merasa bahwa kepentingan pihak lain lebih utama atau kita ingin tetap menjaga hubungan baik dengan pihak tersebut. Pertimbangan antara kepentingan pribadi dan hubungan baik menjadi hal yang utama di sini.

1.      Kompromi

Tindakan ini dapat dilakukan jika ke dua belah pihak merasa bahwa kedua hal tersebut sama –sama penting dan hubungan baik menjadi yang uatama. Masing-masing pihak akan mengorbankan sebagian kepentingannya untuk mendapatkan situasi menang-menang (win-win solution)

1.      Berkolaborasi

Menciptakan situasi menang-menag dengan saling bekerja sama. Pilihan tindakan ada pada diri kita sendiri dengan konsekuensi dari masing-masing tindakan. Jika terjadi konflik pada lingkungan kerja, kepentingan dan hubungan antar pribadi menjadai hal yang harus kita pertimbangkan.

V. MOTIVASI

Adalah dorongan psikologis yang mengarahkan seseorang ke arah suatu tujuan. Motivasi membuat keadaan dalam diri individu muncul, terarah, dan mempertahankan perilaku, menurut Kartini Kartono motivasi menjadi dorongan (driving force) terhadap seseorang agar mau melaksanakan sesuatu.

Motivasi ada dalam diri manusia terdorong oleh karena adanya :

1. Keinginan untuk hidup

2. Keinginan untuk memiliki sesuatu

3. Keinginan akan kekuasaan

4. Keinginan akan adanya pengakuan

Sehingga secara singkat, motivasi dapat diartikan sebagai dorongan atau keinginan yang dapat dicapai dengan perilaku tertentu dalam suatu usahanya.

Motivasi yang ada pada setiap orang tidaklah sama, berbeda-beda antara yang satu dengan yang lain. Untuk itu, diperlukan pengetahuan mengenai pengertian dan hakikat motivasi, serta kemampuan teknik menciptakan situasi sehingga menimbulkan motivasi/dorongan bagi mereka untuk berbuat atau berperilaku sesuai dengan apa yang dikehendaki oleh individu lain/ organisasi.

VI. TEORI MOTIVASI

1.      Teori Hierarki Kebutuhan, menurut Maslow didalam diri setiap manusia ada lima jenjang kebutuhan, yaitu:
– faali (fisiologis)
– Keamanan, keselamatan dan perlindungan
– Sosial, kasih saying, rasa dimiliki
– Penghargaan, rasa hormat internal seperti harga diri, prestasi
– Aktualisasi-diri, dorongan untuk menjadi apa yang mampu ia menjadi.
Jadi jika seorang pimpinan ingin memotivasi seseorang, menurut Maslow, pimpinan perlu memahami sedang berada pada anak tangga manakah bawahan dan memfokuskan pada pemenuhan kebutuhan-kebutuhan itu atau kebutuhan dia atas tingkat itu.

2.      Teori X dan Y , teori yang dikemukakan oleh Douglas McGregor yang menyatakan bahwa dua pandangan yang jelas berbeda mengenai manusia, pada dasarnya satu negative (teori X) yang mengandaikan bahwa kebutuhan order rendah mendominasi individu, dan yang lain positif (teori Y) bahwa kebutuhan order tinggi mendominasi individu.

3.      Teori Motivasi – Higiene, dikemukakan oleh psikolog Frederick Herzberg, yang mengembangkan teori kepuasan yang disebut teori dua faktor tentang motivasi.. Dua factor itu dinamakan factor yang membuat orang merasa tidak puas atau factor-faktor motivator iklim baik atau ekstrinsik-intrinsik tergantung dari orang yang membahas teori tersebut. Faktor-faktor dari rangkaian ini disebut pemuas atau motivator yang meliputi:

– prestasi (achievement)
– Pengakuan (recognition)
– Tanggung Jawab (responsibility)
– Kemajuan (advancement)
– Pkerjaan itu sendiri ( the work itself)
– Kemungkinan berkembang (the possibility of growth)

1.      Teori kebutuhan McClelland, teori ini memfokuskan pada tiga kebutuhan
– prestasi (achievement)
– Kekuasaan (power)
– Afiliasi (pertalian)

2.       Teori Harapan – Victor Vroom, teori ini beragumen bahwa kekuatan dari suatu kecenderungan untuk bertindak dengan suatu cara tertentu bergantung pada kekuatan dari suatu pengharapan bahwa tindakan itu akan diikuti oleh suatu keluaran tertentu dan pada daya tarik dari keluaran tersebut bagi individu tersebut. Teori pengharapan mengatakan seorang karyawan dimotivasi untuk menjalankan tingkat upaya yang tinggi bila ia meyakini upaya akan menghantar kesuatu penilaian kinerja yang baik, suatu penilaian yang baik akan mendorong ganjaran-ganjaran organisasional, seperti bonus, kenaikan gaji, atau promosi dan ganjaran itu akan memuaskan tujuan pribadi karyawan tersebut.

3.      Teori Keadilan, teori motivasi ini didasarkan pada asumsi bahwa orang-orang dimotivasi oleh keinginan untuk diperlakukan secara adil dalam pekerjaan, individu bekerja untuk mendapat tukaran imbalan dari organisasi.

4.      Teori Penguatan, teori ini tidak menggunakan konsep suatu motive atau proses motivasi. Sebaliknya teori ini menjelaskan bagaimana konsekuensi perilaku dimasa yang lalu mempengaruhi tindakan dimasa yang akan dating dalam proses pembelajaran.
Berbagai pandangan tentang motivasi dalam organisasi

Sumber: http://kyfi.wordpress.com/2009/11/24/dinamika-organisasi/

2. Cara Mengatasi Konflik Dalam Perusahaan

Didalam hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan konflik antar individu akan sering terjadi. Konflik yang sering terjadi biasanya adalah karena masalah kominikasi yang kurang baik. Sehingga cara mengatasi konflik dalam perusahaan harus benar-benar dipahami management inti dari perusahaan, untuk meminimalisir dampak yang timbul.
Permasalahan atau konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi bias-bisa terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya mogok kerja, bahkan demo.
Sehingga untuk mensiasati masalah ini bias dilakukan dengan berbagai cara.

1. Membentuk suatu system informasi yang terstruktur, agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui loudspeaker.

2. Buat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancer dan harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi yang dua arah dan intens akan mengurangi masalah di lapangan

3. Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi

Biasanya masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yang kurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan

Sumber : diasdiari.blogspot.com

3. Perubahan Kebijaksanaan Strategi dan Taktis

Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.

Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.

Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:

1.      Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.

2.      Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.

3.      Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

2.      Fungsi Perencanaan

Robbins dan Coulter menjelaskan fungsi dari perencanaan sebagai berikut:

1.      Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan merupakan upaya untuk meraih atau mendapatkan sesuatu secara lebih terkoordinasi. Dalam hal ini perencanaan adalah sebagai pengarah atau guide dalam usaha untuk mencapai tujuan secara lebih terkoordinasi dan terarah.

2.  Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

Pada dasarnya di dunia ini tidak ada yang tidak mengalami perubahan. Perubahan-perubahan yang terjadi membawa ketidakpastian bagi organisasi. Kadang perubahan tersebut sesuai dengan apa yang kita inginkan akan tetapi tidak jarang perubahan tersebut tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan. Ketidak pastian inilah yang harus diminimalisasikan, dengan adanya perencanaan, ketidak pastian yang akan terjadi di kemudian hari diantisipasi sebelumnya.

3.  Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Setiap organisasi pasti membutuhkan sumber daya, dengan adanya perencanaan, sebuah organisasi di awal sudah melakukan perencanaan mengenai penggunaan sumber daya sehingga diharapkan tidak terjadi pemborosan dalam hal penggunaan sumber daya yang ada sehingga organisasi tersebut bisa meningkatkan tingkat efisiensinya.

4.  Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.

Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas yang harus dicapai oleh organisasi dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan, perusahaan berusaha membandingkan antara tujuan yang telah ditetapkan dengan realita di lapangan, dan mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, sehingga bisa mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki kinerja perusahaan.

3.      Persyaratan Perencanaan

Suatu perencanaan yang baik tentunya harus dirumuskan. Perencanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu faktual atau realistis, logis dan rasional, fleksibel, komitmen, dan komprehensif.

Faktual atau realistis. Artinya bahwa perencanaan yang akan ditetapkan oleh organisasi harus sesuai dengan fakta dan kondisi tertentu yang akan di hadapi oleh organisasi.

Logis dan rasional. Artinya bahwa perencanaan yang akan dirumuskan dapat diterima oleh akal (logis) dan rasional sehingga dapat di dilaksanakan.

Fleksibel. Artinya bahwa perencanaan yang baik bersifat fleksibel dan tidak kaku. Perencanaan tersebut harus bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi dimasa mendatang.

Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk dapat bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi.

Komprehensif. Artinya bahwa perencanaan yang baik harus menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tidak langsung terhadap organisasi. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan satu bagian saja, akan tetapi juga mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain dalam organisasi tersebut.

4.      Jenis Perencanaan

Perencanaan mencakup banyak variasi antara lain:

(1)       Misi atau Maksud (Mission atau Purpose)

Di dalam masyarakat, setiap entitas mempunyai peran sendiri. Peranan tersebut kemudian menentukan misi atau maksud dari keberadaan mereka dalam masyarakat tersebut. Kalau mereka tidak mempunyai misi atau maksud keberadaan, maka entitas tersebut tidak akan mempunyai eksistensi dalam suatu masyarakat. Misi entitas bisnis biasanya memproduksi dan/atau mendistribusikan barang atau jasa ekonomis

(2)       Tujuan

Tujuan merupakan hasil akhir dimana aktivitas atau kegiatan organisasi diarahkan atau ditujukan. Tujuan merupakan rencana organisasi yang paling dasar. Suatu organisasi secara keseluruhan mempunyai suatu tujuan, kemudian bagian-bagian dalam organisasi tersebut juga mempunyai tujuan masing-masing, akan tetapi tujuan dari masing-masing bagian tersebut harus menyumbang atau mendukung tujuan organisasi secara keseluruhan.

(3)       Strategi

Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi melalui alternatif pemilihan tindakan yang diperlukan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

(4)       Kebijakan

Kebijakan juga merupakan rencana karena merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan, khususna cara berfikirnya bukan aksinya. Seringkali kebijakan merupakan pernyataan tidak tertulis.

(5)       Prosedur

Prosedur juga merupakan rencana karena menetapkan cara penanganan suatu aktivitas di masa mendatang. Prosedur lebih mengarahkan tindakan, bukannya mengarahkan cara berpikir. Prosedur menjelaskan secara detail bagaimana suatu aktivitas harus dilakukan.

(6)       Aturan

Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, dan harus dilakukan, atau tidak dilakukan. Aturan mengharuskan tindakan tertentu yang spesifik dikerjakan, atau tidak dikerjakan, tergantung situasi yang dihadapi. Aturan berkaitan dengan prosedur karena aturan mengarahkan tindakan, tetapi tidak menyebutkan urutan waktu.

(7)       Program

Program merupakan jaringan yang kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah-langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya dan elemen lain yang harus diakukan berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. Biasanya modal dan anggaran dipakai untuk mendukung program.

(8)       Anggaran

Anggaran adalah merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka-angka. Anggaran disamping merupakan alat perencanaan, juga merupakan alat pengendalian.

4. Sikap pengambilan keputusan yang membedakan Kekuasaan dan Kewenangan

a. Pengertian Kekuasaan

1. Menurut Ossip K. Flechtheim : “Kekuasaan sosial adalah keseluruhan dari kemampuan, hubungan – hubungan dan proses – proses yang menghasilkan ketaatan dari pihak lain … untuk tujuan – tujuan yang ditetapkan pemegang kekuasaan.

2. Menurut Robert M. MacIver : “Kekuasaan sosial adalah kemampuan untuk mengendalikan tingkah laku orang lain, baik secara langsung dengan jalan memberi perintah, maupun secara tidak langsung dengan mempergunakan segala alat dan cara yang tersedia.

3. Menurut Max Weber kekuasaan itu dapat diartikan sebagai suatu kemungkinan yang membuat seorang aktor didalam suatu hubungan sosial berada dalam suatu jabatan untuk melaksanakan keinginannya sendiri dan yang menghilangkan halangan.

Jadi kekuasaan adalah kemampuan seseorang atau sekelompok orang untuk mempengaruhi tingkah laku seseorang atau kelompok lain sedemikian rupa, sehingga tingkah laku itu menjadi sesuai dengan keinginan dan tujuan dari orang yang mempunyai kekuasaan itu.

b. Pengertian Kewenangan

1. Menurut Louis A. Allen dalam bukunya, Management and Organization : Wewenang adalah jumlah kekuasaan (powers) dan hak (rights) yang didelegasikan pada suatu jabatan.

2. Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel dalam bukunya, The Principles of Management : Authority adalah suatu hak untuk memerintah / bertindak.

3. Menurut G. R. Terry : Wewenang adalah kekuasaan resmi dan kekuasaan pejabat untuk menyuruh pihak lain supaya bertindak dan taat kepada pihak yang memiliki wewenang itu.

Jadi kewenangan adalah dasar untuk melakukakan suatu tindakan, perbuatan dan melakukan kegiatan/aktivitas perusahaan. Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu organisasi.

1.    Fisik
Didasarkan pada rasa yang dialami pada tubuh, seperti rasa tidak nyaman, atau kenikmatan. Ada kecenderungan menghindari tingkah laku yang menimbulkan rasa tidak senang, sebaliknya memilih tingkah laku yang memberikan kesenangan.

2.    Emosional
Didasarkan pada perasaan atau sikap. Orang akan bereaksi pada suatu situasi secara subjective.

3.    Rasional
Didasarkan pada pengetahuan orang-orang mendapatkan informasi, memahami situasi dan berbagai konsekuensinya.

4.    Praktikal
Didasarkan pada keterampilan individual dan kemampuan melaksanakan. Seseorang akan menilai potensi diri dan kepercayaan dirinya melalui kemampuanya dalam bertindak.

5.    Interpersonal
Didasarkan pada pengaruh jaringan sosial yang ada. Hubungan antar satu orang keorang lainnya dapat mempengaruhi tindakan individual.

6.    Struktural
Didasarkan pada lingkup sosial, ekonomi dan politik. Lingkungan mungkin memberikan hasil yang mendukung atau mengkritik suatu tingkah laku tertentu.

Selanjutnya, John D.Miller dalam Imam Murtono (2009)  menjelaskan faktor-faktor yang berpengaruh dalam pengambilan keputusan adalah: jenis kelamin pria atau wanita, peranan pengambilan keputusan, dan keterbatasan kemampuan.

Dalam pengambilan suatu keputusan individu dipengaruhi oleh tiga faktor utama yaitu nilai individu, kepribadian, dan kecenderungan dalam pengambilan resiko.

Pertama, nilai individu pengambil keputusan merupakan keyakinan dasar yang digunakan seseorang jika ia dihadapkan pada permasalahan dan harus mengambil suatu keputusan. Nilai-nilai ini telah tertanam sejak kecil melalui suatu proses belajar dari lingkungan keluarga dan masyarakat. Dalam banyak keadaan individu bahkan tidak berfikir untuk menyusun atau menilai keburukan dan lebih ditarik oleh kesempatan untuk menang.
  
Kedua, kepribadian. Keputusan yang diambil seseorang juga dipengaruhi oleh faktor psikologis seperti kepribadian. Dua variabel utama kepribadian yang berpengaruh terhadap keputusan yang dibuat, seperti ideologi versus kekuasaan dan emosional versus obyektivitas. Beberapa pengambil keputusan memiliki suatu orientasi ideologi tertentu yang berarti keputusan dipengaruhi oleh suatu filosofi atau suatu perangkat prinsip tertentu. Sementara itu pengambil keputusan atau orang lain mendasarkan keputusannya pada suatu yang secara politis akan meningkatkan kekuasaannya secara pribadi.

Ketiga, kecenderungan terhadap pengambilan resiko. Untuk meningkatkan kecakapan dalam membuat keputusan, perawat harus membedakan situasi ketidakpastian dari situasi resiko, karena keputusan yang berbeda dibutuhkan dalam kedua situasi tersebut. Ketidakpastian adalah kurangnya pengetahuan hasil tindakan, sedangkan resiko adalah kurangnya kendali atas hasil tindakan dan menganggap bahwa si pengambil keputusan memiliki pengetahuan hasil tindakan walaupun ia tidak dapat mengendalikannya. Lebih sulit membuat keputusan dibawah ketidakpastian dibanding dibawah kondisi bahaya. Di bawah ketidakpastian si pengambil keputusan tidak memiliki dasar rasional terhadap pilihan satu strategi atas strategi lainnya.

Adapun dalam referensi lain pengambilan keputusan yang dipengaruhi oleh faktor-faktor personal.

1.      Kognisi, artinya kualitas dan kuantitas pengetahuan yang di miliki. Misalnya ; Kemampuan menalar, memiliki kemampuan berfikir secara logis, dll.

2.      Motif, suatu keadaan tekanan dalam diri individu yang mempengaruhi, memelihara dan mengarahkan prilaku menuju suatu sasaran.

3.      Sikap, Bagaimana keberanian kita dalam mengambil risiko kepututusan, pemilihan suasana emosi dan waktu yang tepat, mempertimbangkan konsekuensi yang mungkin terjadi.

- Nama Kelompok :

1. Bobby Sigit Rachmanto (32114208)

2. Rizki Muhammad (39114636)

3. Siti Mega Oriza (3A114369)

- Kelas :

1DB03

Organisasi Dan Metode

1. Organisasi dan Metode

Organisasi adalah wadah yang memungkinkan masyarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya tidak dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. Menurut Mithzal (2009) "organisasi merupakan suatu unit terkoordinasi yang terdiri setidaknya dua orang, berfungsi mencapai satu sasaran tertentu atau serangkaian sasaran". Sedangkan menurut Wiber (1968) adalah struktur birokrasi , menurut Sutarto (1995) "organisasi sebagai kumpulan orang, proses pembagian kerja dan system kerjasama atau system social". Jones (1995) mendefinisikan organisasi sebagai respons terhadap makna nilai-nilai kreatif untuk memuaskan kebutuhan manusia.

Pengertian organisasi dan metode secara lengkap: rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.

sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi

2. Sejarah Organisasi Berkembang

Sejarah Pengembangan Organisasi ditunjukkan oleh lima latar belakang

a.Pelatihan laboratorium, adalah bagaimana setiap individu bisa memahami arti dari organisasi.

b.Umpan balik survei, antara individu saling bekerja sama

c.Riset tindakan, menguji tindakan yang memungkinkan terjadinya kesalahan.

d.Produktivitas dan kualitas kehidupan kerja, yaitu hasil dari pencapain yang telah di uji sebelumnya,serta

e.Perubahan strategik.

Sejarah Pengembangan Organisasi sangat erat hubungannya dengan teori organisasi. Teori Organisasi meliputi teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik, dan teori organisasi modern.

2.2.1 Teori Organisasi Klasik

Teori klasik (classical theory) kadang-kadang disebut juga teori tradisional yang berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai tahun 1800( abad 18).

Dalam teori ini, organisasi secar umum digambarkan oleh para teoritisi klasik sebagai organisasi yang sangat tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi, serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku dan tidak mengandung kreatifitas. Dalam teori ini organisasi didefinisikan sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain bila orang-orang bekerja sama.

Teori Klasik berkembang dalam 3 aliran yaitu: teori birokrasi, teori administrasi, dan manajemen ilmiah.

I. Teori Birokrasi

Teori ini dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic dan Spirit of Capitalism”.

Karakteristik-karakteristik birokrasi menurut Max Weber:

1. Pembagian Kerja yang jelas.

2. Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik

3. Program rasional dalam mencapai tujuan organisasi

4. Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja

5. Sistem aturan yang mencakup Hak dan Kewajiban posisi para pemegang jabatan

6. Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal.

II. Teori Administrasi

Teori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika.

Henri Fayol mengemukakan dan mambahas 14 kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori ini yaitu:

– Pembagian Kerja / Division of Work

– Wewenang dan Tanggung jawab

– Disiplin

– Kesatuan perintah

– Kesatuan pengarahan

– Mendahulukan kepentingan umum dari pada pribadi

– Balas jasa

– Sentralisasi

– Rantai scalar

– Aturan

– Keadilan

– Kelanggengan personalia

– Inisiatif

– Semangat korps

Sumber : https://ikin12.wordpress.com/2012/11/25/sejarah-perkembangan-organisasi/

3. Design Organisasi Formal dan Informal

1. Organisasi Formal

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.

Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

2. Organisasi Informal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal seperti yang ditunjukkan bagan organisasi.

Argiyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan informal berbeda :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi. Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

2. Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.

3. Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4. Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.

Walaupun ada perbedaan tersebut adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak dapat dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan setiap organisasi informal brkembang dalam berbagai tinkatan formal.

sumber : http://njiee.blogspot.com/2009/11/desain-organisasi-formal-dan-informal.html

4. Terori Organisasi Yang di Terapkan di Suatu Perusahaan

 Menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompleks dan perubahan lingkungan eksternal yang semakin cepat, organisasi dituntut untuk tetap adaptif. Organisasi yang adaptif terhadap lingkungan eksternal, juga dituntut untuk mengelola lingkungan internalnya agar melahirkan inovasi yang bernilai tinggi. Hal ini akan terwujud jika organisasi mempunyai nilai-nilai budaya yang kondusif agar seluruh SDM yang ada mau berkontribusi secara optimal terhadap perusahaan.      Perusahaan yang handal biasanya memiliki keuntungan,mampu bertahan dan dapat memenangkan persaingan bisnis dalam berorganisasi.

       Organisasi harus 2 dapat merespon perubahan lingkungan agar dapat mencegah ancaman yang  terjadi dari lingkungan eksternalnya, sehingga budaya organisasi tersebut dapat memadai dari segi kuantitas dan kualitas yang ada. Budaya organisasi merupakan kebiasaan-kebiasaan yang terjadi dalam hirarki organisasi yang mewakili norma-norma perilaku yang diikuti oleh para anggota organisasi. Budaya yang produktif adalah budaya yang dapat menjadikan organisasi menjadi kuat dan tujuan perusahaan dapat terakomodasi.

         Budaya organisasi merupakan faktor yang sangat penting dalam meningkatkan efektivitas organisasi dan juga dapat menjadi instrumen keunggulan kompetitif yang utama, ketika budaya organisasi mendukung strategi organisasi sehingga dapat menjawab dan mengatasi tantangan lingkungan dengan cepat dan tepat. Maka setiap organisasi perlu mengembangkan strategi agar para karyawan selalu bersemangat dalam bekerja, termotivasi, dan adanya kepuasan kerja, sehingga senantiasa menghasilkan kinerja dan prestasi yang tinggi dalam melaksanakan tugasnya. Begitu pula organisasi harus fleksibel terhadap perubahan disekitarnya, karena fleksibelitas memungkinkan organisasi untuk lebih adaptif dan inovatif.

       Organisasi yang adaptif terhadap lingkungan eksternal, juga dituntut untuk mengelola lingkungan internalnya agar melahirkan inovasi yang bernilai tinggi. Hal ini akan terwujud jika organisasi mempunyai nilai-nilai budaya yang kondusif agar seluruh SDM yang ada mau berkontribusi secara optimal. Karena kegagalan dalam merespon lingkungan akan mengakibatkan tidak tercapainya tujuan, bahkan kehancuran organisasi (Druckman, Jerome E, 1997:1).

5. Hubungan Timbal Balik antara Manajement Organisasi dan Tata Kerja

Ø  Manajemen dan Organisasi

Manajemen adalah proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungan timbale balik antara kegiatan dan kerjasama disatu pihak dengan tujuan di pihak lain.

Untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka perlu dibentuk suatu organisasi yang pada pokoknya secara fungsional dapat diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan. Jadi, dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dan kekalnya (consistency) hubungan antara manajemen dan organisasi.

Ø  Manajemen dan Tata Kerja

Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.

Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, disamping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :

a)  Menghindari terjadinya pemborosan di dalam penyalahgunaan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

b)  Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.

c)  Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

Jadi hubungan antara manajemen dan tata kerja dapat dilukiskan seperti dibawah ini :

Manajemen : Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu sebagai factor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.

Tata Kerja : Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

Ø  Manajemen Organisasi dan Tata Kerja

Eratnya hubungan atau hubungan timbal balik antara ketiga hal tersebut adalah sebagai berikut :

a) Manajemen : Proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia.

b) Organisasi : Alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan kerja sama.

c) Tata kerja : Pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.

Dari konsep tersebut, jelaslah bahwa baik manajemen, organisasi maupun tata kerja ketiganya diarahkan kepada tercapainya tujuan.

Sumber : http://dukhonajjib.blogspot.com/2013/04/05-hubungan-timbal-balik-antara.html

6. Fungsi Satuan Organisasi & Metode Dalam Suatu Perusahaan

• Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Divisi Regional dibantu para Kepala Seksi, Pemeriksa Kas Daerah, HUMASDA dan para Kepala UPT wajib menerapkan prinsip-prinsip koordinasi, konsolidasi, integrasi, sinkronisasi dan komunikasi pada satuan organisasi masing-masing dalam lingkup Divisi Regional dan dengan satuan organisasi lain di dalam dan di luar PT Kereta Api (Persero);
• setiap pemimpin satuan organisasi di dalam lingkungan PT Kereta Api (Persero) bertanggung jawab memimpin dan mengoordinasikan bawahannya masing-masing, serta berkewajiban untuk memberikan bimbingan. pengarahan dan keteladanan bagi bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.;
• setiap pemimpin satuan organisasi berkewajiban untuk selalu mengikuti dan menaati petunjuk pelaksanaan teknis, prosedur kerja, reglemen (peraturan dinas) dan peraturan umum yang berlaku, bertanggung jawab kepada atasan masing-masing, serta selalu menyampaikan laporan berkala kepada atasannya secara tepat waktu;
• setiap laporan yang diterima dari pemimpin satuan organisasi di bawahnya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut, pemberian pengarahan kepada bawahan dan bahan untuk melaksanakan kelancaran pekerjaan;
• para Kepala Seksi, Pemeriksa Kas Daerah, HUMASDA dan Kepala UPT menyampaikan laporan kepada Kepala Daerah Operasi berdasarkan laporan yang diterima dari para bawahan untuk selanjutnya Kepala Divisi Regional menyusun laporan berkala tentang Kegiatan Daerah Operasi;
• dalam menyampaikan laporan kepada atasan tembusan laporan wajib disampaikan kepada Kepala Satuan Organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja;
• dalam melaksanakan tugas pokoknya para Kepala Satuan Organisasi wajib berpedoman kepada uraian jabatan (Job Description) dan peraturan-peraturan yang masih berlaku.

Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Divisi_Regional_Kereta_Api_Indonesia

7. Mendeskripsikan Fungsi - Fungsi Pelayanan Organisasi dan Metode Pada Organisasi

Pengertian umum

  - Organisasi adalah sebuah system yang terdiri dari sekelompok individu yang melalui suatu hierarki systematis dalam pembagian kerja,dalam rangka mencapai tujuan yang tlah di tetapkan secara structural dan sistematis.

  - Metode adalah suatu cara ,pendekatan,atau proses untuk menyampaikan      informasi.

8. Membuat Kerangka Hubungan Timbal Balik antara Manajement Organisasi dan Tata Kerja Dalam Suatu Perusahaan

Tugas Organisasi Dan Metode

- Nama Kelompok :

1. Bobby Sigit Rachmanto (32114208)

2. Rizki Muhammad (39114636)

3. Siti Mega Oriza (3A114369)

- Kelas :

1DB03